發(fā)布時(shí)間：2013-09-04 10:40:18
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神奇的“管理者實(shí)戰演習”
二次大戰期間，美國情報機構在向納粹德國派遣敵后情報員的過(guò)程中，試用情景模擬法物色可靠人選，結果大獲成功。情報機構的這一“發(fā)明”刺激了商界精英的管理靈感，上世紀五、六十年代，美國電報電話(huà)公司率先將該創(chuàng )意由“軍用”轉向“民用”，先后為本企業(yè)422名年輕經(jīng)理人實(shí)行了一種別具一格的、以工作情景模擬為核心的測驗。該測驗重點(diǎn)評估管理人員的知識、技能、價(jià)值觀(guān)和個(gè)人職業(yè)追求，同樣取得了轟動(dòng)性成果，這其中就包括被稱(chēng)為“管理者實(shí)戰演習”的“文件筐測驗”。
“文件筐測驗”又稱(chēng)“公文處理模擬測驗”，作為一種個(gè)人綜合性筆試測驗，特別適合于中、高級管理人員的能力測評。傳統的個(gè)人能力筆試測驗常常與實(shí)際工作內容相距甚遠。相反，文件筐測驗的所有題目都來(lái)自于管理工作的實(shí)戰，通過(guò)考察被測評者在處理具體業(yè)務(wù)中的表現評估其關(guān)鍵能力。在美國,該測驗目前已被1000多家知名企業(yè)所采用，除美國電報電話(huà)公司外，福特汽車(chē)、通用電氣等諸多大型企業(yè)集團均將文件筐測驗作為企業(yè)管理人員選拔、測評的重要手段。
文件筐測驗是評價(jià)擔任特定職務(wù)的管理人員在典型職業(yè)環(huán)境中獲取/研究有關(guān)資料、得體處理各類(lèi)信息、準確做出管理決策、有效開(kāi)展指揮/協(xié)調和控制工作能力及其現場(chǎng)行為表現的綜合性測驗。
該測驗常常設計一個(gè)管理者非常熟悉的、具有代表性的職業(yè)工作情境，將各類(lèi)有關(guān)信息和待處理的問(wèn)題形成十幾份乃至幾十份書(shū)面材料放在被測試者辦公桌上的文件筐內（這些文件可能是信函、備忘錄、報表、帳單、投訴文章、電話(huà)記錄、命令、請示、匯報、通知以及其他任何可能的形式）。當你坐到辦公桌前打開(kāi)第一份文件的時(shí)候，對你的測驗就正式開(kāi)始了。所有的問(wèn)題都是棘手問(wèn)題，并且許多問(wèn)題之間相互影響、關(guān)系錯綜復雜——你只有全力以赴地認真分析和統籌考慮方能有效應對；時(shí)間有限，可利用資源有限，現有信息又殘缺不全，你必須借助于豐富的知識、大膽的設計、勇敢的推理和果斷的決策才能擺脫困境；你必須在孤立無(wú)援的情況下對所有問(wèn)題迅速理出思路,對文件筐中的材料一一形成文字處理意見(jiàn)或報告。與此同時(shí)，你要力爭自始至終保持處亂不驚的管理風(fēng)度。如果你是一位人力資源經(jīng)理，你的文件筐中可能包括涉及人員流失、稀缺人才搜尋困難、培訓師資不佳、勞動(dòng)爭議、薪酬福利費用超支、員工績(jì)效表現低下、前任管理記錄殘缺不全、得力助手出現過(guò)失等一系列問(wèn)題的文件；如果你是一位副總經(jīng)理，你所面對的資料就可能涉及整個(gè)企業(yè)的財務(wù)、人力資源、市場(chǎng)銷(xiāo)售、生產(chǎn)物流、信息化、技術(shù)研發(fā)等更為廣闊、復雜和高端的領(lǐng)域。文字處理工作結束后，你還要接受各位考官半小時(shí)左右“推心置腹”的考評問(wèn)詢(xún)。
不難看出，文件筐測驗高度仿真和接近管理實(shí)戰，非常有利于激發(fā)被測評者的積極性和創(chuàng )造性，對于在很短的時(shí)間內全面、準確掌握管理者的能力、潛能以及個(gè)性心理特征的某些關(guān)鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實(shí)戰演習”。兩小時(shí)左右的文件筐測驗對被測評者自身綜合素質(zhì)狀況、工作經(jīng)驗積累、專(zhuān)業(yè)知識和相關(guān)知識的系統整合與嫻熟應用的考察效果為其他許多人事測驗所望塵莫及。
最重要的是，公文筐測驗具有跨文化、跨地區、跨行業(yè)和跨企業(yè)規模的普遍適應性。據統計，歐美發(fā)達國家和日本在選拔、評價(jià)管理人員時(shí)最常用的技術(shù)就是評價(jià)中心，而評價(jià)中心中文件筐測驗的使用頻率高達95%。文件筐測驗效度和信度極高（信度相關(guān)系數為0.92）且操作方便，在以往的四十年中已為各國企業(yè)的人才招聘選拔、人才評價(jià)和管理人員培訓需求分析立下了汗馬功勞。近幾年來(lái)，文件筐測驗在企業(yè)管理中的價(jià)值和作用也逐步得到中國管理理論界及企業(yè)界人士的高度重視。
文件筐測驗的考察內容
管理人員計劃、組織、預測、決策、溝通能力的個(gè)體水平和群體水平是企業(yè)管理團隊核心能力的標尺，對于企業(yè)可持續發(fā)展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考察是文件筐測驗關(guān)注的焦點(diǎn)。下面就以市場(chǎng)總監為例向大家逐一進(jìn)行介紹：
計劃能力 是指被測評者在分析每一既得信息所反映的問(wèn)題、問(wèn)題產(chǎn)生的根源以及各問(wèn)題間的相互關(guān)系并據此確定工作目標、工作任務(wù)、工作方法和工作實(shí)施步驟的能力。對于市場(chǎng)總監來(lái)講，就是考察他（她）在特定的外部競爭環(huán)境和內部資源條件下進(jìn)行產(chǎn)品計劃、價(jià)格計劃、分銷(xiāo)計劃和促銷(xiāo)計劃的能力。滾動(dòng)計劃法的應用情況、計劃的可行性、實(shí)施所需時(shí)間/成本以及風(fēng)險度是考評管理者計劃能力關(guān)鍵指標。
組織能力 是指被測評者按照各項既定工作任務(wù)的重要和緊急程度安排工作次序、調配人力/物力/財力資源、合理分工/授權并進(jìn)行相應組織機構或人事調整的能力。當某大區的商品營(yíng)業(yè)額出現大幅度滑坡時(shí)，市場(chǎng)總監往往要組織增派促銷(xiāo)人員、調撥促銷(xiāo)用品、加大營(yíng)銷(xiāo)費用，授予大區市場(chǎng)經(jīng)理臨時(shí)特別權力，甚至調整大區市場(chǎng)部組織機構或管理班子來(lái)加以應對。工作次序安排、資源配置、工作分工/授權情況以及組織措施的成本和風(fēng)險度是考評管理者組織能力的關(guān)鍵指標。
預測能力 是指被測評者對模擬工作環(huán)境中相互關(guān)聯(lián)的各類(lèi)因素及總體形勢未來(lái)發(fā)展趨勢進(jìn)行準確判斷并預先采取相應措施的能力。競爭對手在某中心城市的各大商場(chǎng)剛剛投放一種明顯優(yōu)于公司現有主導產(chǎn)品的新產(chǎn)品，而該城市正是公司計劃下一步重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)的目標市場(chǎng)——準確的預測及有效的應對措施此時(shí)對市場(chǎng)總監來(lái)講就顯得十分關(guān)鍵。對工作環(huán)境中各類(lèi)相關(guān)因素及總體形勢未來(lái)發(fā)展的多種可能性及其發(fā)生概率的分析論證、各種防范/因應措施的合理性是考評管理者預測能力的關(guān)鍵指標。
決策能力 是指被測評者在解決實(shí)際工作問(wèn)題（特別是解決重要且緊急的關(guān)鍵問(wèn)題）時(shí)策劃并選擇高質(zhì)量方案的能力。公司的新產(chǎn)品已被消費者認同，銷(xiāo)售額和利潤正在快速增長(cháng)，仿制品也開(kāi)始進(jìn)入市場(chǎng)——是重點(diǎn)開(kāi)拓全新市場(chǎng)、建立新的分銷(xiāo)渠道，還是在已開(kāi)發(fā)市場(chǎng)轉變廣告宣傳策略、降價(jià)促銷(xiāo)呢？這就需要市場(chǎng)總監審時(shí)度勢、全面斟酌、正確決策。決策目標的清晰程度、備擇方案（一般為兩到三個(gè)）的可行性、各方案的評價(jià)/比較和最終確定的方式是考評管理者決策能力的關(guān)鍵指標。
溝通能力 是指被測評者通過(guò)書(shū)面形式準確表達個(gè)人思想和意見(jiàn)的能力。實(shí)際工作中，市場(chǎng)總監會(huì )經(jīng)常以電子郵件、傳真、信函或公文的形式與各大區經(jīng)理進(jìn)行工作交流、根據市場(chǎng)人員狀況和市場(chǎng)競爭態(tài)勢對大區經(jīng)理進(jìn)行適時(shí)的工作指導、對大區經(jīng)理進(jìn)行日常慰問(wèn)和精神鼓勵等等——這就需要良好的書(shū)面溝通能力。溝通網(wǎng)絡(luò )和溝通方式的選擇、信息的準確性、思維的邏輯性、結構的層次性、文字的流暢性是考評管理者溝通能力的關(guān)鍵指標。
文件筐測驗的題目設計
有效的工作分析是文件筐測驗的最核心的基礎工作，工作分析的關(guān)鍵內容開(kāi)展得越規范、越全面、越深入、越細致，文件筐測驗的題目設計就越容易，測評結果的信度和效度也就越高。但僅有系統的工作分析還遠遠不夠，對行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)內外環(huán)境、企業(yè)文化和測評目標的分析也是測評題目設計時(shí)需要考慮的重要內容。下列因素就是文件筐測驗題目設計的主要依據：
一、企業(yè)所在行業(yè)的特點(diǎn)；
二、企業(yè)內部和外部環(huán)境狀況；
三、企業(yè)現行文化和希望建立的新文化；
四、測評的目標：招聘、選拔、評價(jià)和培訓需求確定等不同的測評目標對不同測評題目在整個(gè)測評中的權重有不同考慮；
五、管理職務(wù)設置的目的和工作職責；
六、管理職務(wù)的工作性質(zhì)與工作方式；
七、管理者工作活動(dòng)的內容、各項工作活動(dòng)占全部工作活動(dòng)時(shí)間的比 例、各項工作活動(dòng)的執行權限和執行依據、工作活動(dòng)結果的預期標準（每一管理者的工作活動(dòng)都包括人際關(guān)系、信息傳遞和決策制訂三大類(lèi)活動(dòng)）；
八、管理者每一工作活動(dòng)的主導業(yè)務(wù)流程；
九、管理者的工作關(guān)系：管理者的直接上級和間接上級、直接下級和間接下級、管理者的同級、管理者的企業(yè)內部客戶(hù)和企業(yè)外部客戶(hù)；
十、管理者可調遣或協(xié)調的工作資源：包括人力資源、物力資源、財力資源和信息資源。
掌握充分相關(guān)資訊的題目設計小組一般用兩至三個(gè)工作日即可完成一個(gè)重要管理職務(wù)的文件筐測驗題目設計。
文件筐測驗對考官的要求
文件筐測驗對考官的綜合素質(zhì)要求較高。他們不僅要具備管理學(xué)和心理學(xué)領(lǐng)域的基礎知識，了解文件筐測驗的理論和實(shí)踐依據，而且還要對測評對象所任職務(wù)的職責權限和任職資格（工作經(jīng)驗、學(xué)歷、能力、潛能和個(gè)性心理特征等）進(jìn)行過(guò)系統研究，能夠獨立或與他人合作設計測評題目，了解各測評題目之間的內在聯(lián)系；能夠恰如其分地開(kāi)展考評問(wèn)詢(xún)，能夠對被測評者進(jìn)行全面、客觀(guān)、公正的評價(jià)�？脊僖獙γ糠N可能出現的答案及其所代表的意義成竹在胸并與其他考官事先達成共識。在上世紀五十至八十年代，文件筐測驗的考官是清一色的管理顧問(wèn)、咨詢(xún)專(zhuān)家或心理學(xué)家。二十世紀八十年代以后，文件筐測驗的考官也開(kāi)始逐步吸收所在企業(yè)的高級管理人員（他們通常是被測評者直接上級的上司）。企業(yè)高級管理人員通常對企業(yè)管理現狀的方方面面感受深刻，通過(guò)兩周左右的標準化速成培訓以及顧問(wèn)人員的現場(chǎng)指導，他們基本上能夠擔負起合格考官的工作職責——而這對于企業(yè)自身管理團隊的建設意義深遠！
結束語(yǔ)
文件筐測驗自上世紀九十年代介紹到我國以來(lái)，已在少數跨國企業(yè)的中國子公司內開(kāi)始推行。該測驗由于技術(shù)要求較高，在我國企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)管理工作中尚處于起步階段。但由于文件筐測驗自身所具備的特殊優(yōu)越性，其實(shí)際應用和發(fā)展的前景非常廣闊。隨著(zhù)我國企業(yè)管理基礎的不斷改進(jìn)和人們對企業(yè)管理咨詢(xún)認識的不斷加深，文件筐測驗必將會(huì )為我國企業(yè)的人才測評工作開(kāi)辟令人鼓舞的新局面。